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    1. 新聞中心 > 新聞詳情

      企業年會策劃與組織

      來源:合風中國·廣州慶典公司

      一、年會整體概況
      1、年會主題:
      2、年會目的:提升凝聚力、答謝員工、表彰鼓勵
      3、活動形式:主要以文藝表演和互動環節等形式聯歡。
      4、年會時間:
      5、年會地點:
      6、邀請嘉賓:
      7、主辦單位:
      8、參與人員:
      二、策劃指導組及項目組
      1、策劃指導組(年會籌備組)
      組長:
      策劃:
      統籌:
      組織:
      任務:
      a、年會前期的策劃;
      b、年會中期的進度跟進與管理;
      c、年會后期的總結與推廣。
      2、年會項目組
      ①宣傳組
      組長:
      成員:
      任務:
      a、利用海報、橫幅、看板、傳單、網絡等方式開展宣;
      (1-10日前完成)
      b、現場攝影及DV攝像;
      (1-10日前完成)
      c、負責廣告板和舞臺的制作,噴繪和橫幅的制作;主背景(景板噴繪)、更衣室標識牌、指示牌、分區立牌、領導卡臺
      d、嘉賓胸牌
      ②節目組
      組長:
      成員:
      任務:
      a、完成節目收集、篩選及后期的排練、彩排工作;
      b、主持人的選擇、形象設計及臺詞審核;
      c、負責節目的編排及年會全流程的銜接;
      d、準備好年會所需的一切服裝道具及互動游戲;
      e、主持人及演員服裝、化妝及臺詞設計;
      f、年會禮品、禮物的準備;
      g、會場擺設、與內勤組配合實施現場布置
      h、安排、部署、協調其它組工作
      i、負責節目主持、活動及氣氛引導
      j,彩排:
      12月31日18:00-20:00頭一次彩排
      01月10日18:00-20:00第二次彩排
      01月18日19:00-21:30正式演出
      ③供應組
      組長:
      成員:
      任務:
      a、年會前期配合各功能組,購買、準備各組年會所需的物品。
      b、年會費用的控制。
      ④禮儀組
      組長:
      成員:
      任務:
      a、確定年會邀請的嘉賓并且及時送出請柬;
      b、確定禮儀人數,禮儀小姐安排在舞臺入口前和年會現場各2名,入口2名禮儀小姐負責迎接嘉賓,并帶領他們入座;現場2名禮儀小姐負責節目單和飲料的分發。
      c、會場服務:年會當日準備好會場服務物品,如茶水、糖果、頒獎禮儀等,并接待好嘉賓與觀眾。
      d、物品購買,年會小禮品及請柬等;
      e、1月5日之前準備好請柬;1月10日之前送完請柬;1月15之前挑選出4名禮儀小姐;
      ⑤舞美組
      組長:
      成員:
      任務:
      a、協助工作人員做好舞臺的布置,監督并確保舞臺的搭建和質量;
      b、年會期間舞臺燈光設備、音箱設備的安裝、LED屏設備安裝及其它演出設備安裝
      c、年會準備期間的設備安裝、調試、節目伴奏的播放工作
      d、年會進行時的音響、燈光、道具、催場以及幕后秩序的維持等。
      e、桌椅以及布置會場需要的裝飾品若干。
      f、化妝室、換衣間的選制。
      g、地毯等外部基本必備物品的準備。
      h、化妝品、服裝、道具租借、熒光棒、鮮花、壁布、氣球、等裝飾品要準備充分。
      ⑥內勤組
      組長:
      成員:
      任務:
      a、年會當晚嘉賓席桌椅的擺放(協調會場布置服務人員)。
      b、年會前、后物資的收集、整理及存放。
      c、年會之前準備好會場服務物品,如糖果、礦泉水等。
      d、會場設計、與節目組配合實施現場布置
      e、派專人看相關已購置物資是否到位。
      f、維持年會現場秩序,會場處理緊急情況,保證年會取得圓滿成功。
      g、項目組人員的任務發生沖突時,要保障節目組的任務順利完成。
      h、負責年會前會場衛生清理及年會后處理善后事務。
      i、年會禮品的準備與發放。
      ⑦拉拉隊粉絲團組
      組長:
      成員:
      任務:
      a、安照節目單分節目組織相對應的拉拉隊粉絲團。
      b、現場演出氣氛營造(如:鼓掌、歡呼、搖旗、吶喊)。
      c、積極主動參加年會現場互動環節。
      三、工作任務與具體工作分配
      1、年會策劃及準備期(12月26日到12月31日):
      本階段主要完成宣傳、節目收集、主持人確定,外聯工作全部到位。
      ①節目收集:由節目組負責。采取各部門、項目點選送節目和從外部聘請節目兩個渠道。節目基本到位,并進行初步彩排。主持人4個,由各各部門、項目點推薦,氣質佳,表達能力、組織能力、應變能力和責任心都強的人員,組成風格和組成方式不限。主持人用語必須經過審查。
      ②前期宣傳:由宣傳組負責。海報、看板、橫幅等宣傳物品全部到位。
      2、年會協調及進展期(1月1日-1月10日):
      本階段主要完成節目篩選及排練、中期宣傳、禮儀小姐確定、舞臺燈光音響確定、物品購買。
      ①節目篩選及排練:由節目組負責,到各各部門、項目點選取節目,并進行排練。
      ②中期宣傳:由宣傳組負責。該階段展開海報宣傳、看板宣傳與網絡宣傳等。
      ③會場確定:由舞美組負責,根據舞臺的具體情況,聯系相關廣告公司制作。
      ④禮儀小姐確定:由禮儀組負責。
      ⑤物品購買:由供應組負責,物品需要情況要征求各組。
      3、年會倒計(1月14日-1月17日)
      本階段主要完成年會全過程確定(包括節目單確定)、末期宣傳、嘉賓邀請、場地布置。
      ①年會全過程確定及彩排:由節目組負責。節目單確定后交由各各部門、項目點,加緊排練節目。并進行一次彩排。
      ②末期宣傳:宣傳組負責。宣傳單(入場券、節目單)設計和發放。
      ③嘉賓邀請的確定:由禮儀組負責。邀請嘉賓:行政部方面:等領導。各部門、項目點代表
      4、年會后期工作:
      ①為演員分發小禮品
      ②費用處理
      ③年會總結
      ④視頻制作及內部宣傳
      5、應急管理
      ①若年會前停電(請維修部安排發電),年會最多推遲1小時舉行,此間觀眾自由處理自己的時間;如果20:00仍沒有正常供電,則有主持人宣布年會改天舉辦。
      ②再年會前半部分之間停電超過10分鐘后由主持人宣布年會改天重新舉行;在年會后半部分之間停電超過10分鐘后由主持人宣布年會閉幕。
      ③在停電期間,由節目組負責演員的組織與服裝道具的看管工作;由禮儀組負責領導及來賓的服務工作;由內勤組負責現場秩序的維持;由舞臺組負責舞臺、音箱設備、燈光設備等的看管。
      ④臺上一個節目演出時,其后的兩個節目在后臺準備,前一節目由于各種原因無法按時出演時,下一個節目即時跟進。
      ⑤任一節目在演出過程中發生失誤或無法順利進行的情況時,由節目的領演人迅速組織演員重演或續演此節目;若重演仍出現問題,則該節目立即退場,視具體情況決定其再次重演或取消。
      ⑥其它緊急情況發生時,由內勤組負責處理。
      四、獎項設置
      1、年會大抽獎:年會設置現場有抽獎活動。
      一等獎:1名,42寸的LED液晶電視機
      二等獎:3名,手機
      三等獎:5名,微波爐
      四等獎:10名,拉桿行李箱
      幸運獎:50名,充值卡
      2、有獎問答獎:在節目表演與禮品派送中穿插進行,題目內容為公司信息、相關知識、腦筋急轉彎,答對者獎勵禮品1份(U盤或公司產品),一人只限答題一次,共設5道題。
      3、游戲參與獎:為增加年會的互動性,在節目表演中穿插互動游戲,凡參與游戲的人員均獲紀念品1份(U盤或公司產品)。
      4、節目獎:
      一等獎一名:節目團隊獎金;
      二等獎一名:節目團隊獎金;
      三等獎一名:節目團隊獎金;
      參與獎多名:充值卡/人(沒有獲獎的演職人員與年會的工作人員皆有)
      5、年會參與紀念品:
      雙肩包;凡到現場觀看演出的人員均派發紀念品1份。
      運送時間:請于1月15日中午12點前將所有獎品運送到

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